Diese Woche stellen wir euch in unserer Serie „commumee-features kurz erklärt“ vor, wie in unserem Portal die Teilnehmerverwaltung funktioniert.
Für Veranstalter ist es zentral, bei einem Event die Übersicht über alle Teilnehmer zu behalten, leicht auf deren Informationen zugreifen zu können und einfach Änderungen an den Angaben vornehmen zu können, sollte dies notwendig sein.

Um diese Prozesse bestmöglich zu unterstützen, werden bei uns alle zu einem Event eingehenden Anmeldungen in einer übersichtlichen und intuitiv zu bedienenden Liste zusammengefasst. Die entsprechende List kann auf einen Klick nach unterschiedlichen Angaben sortiert werden – beispielsweise nach Namen, Alter oder anderen relevanten Informationen. Außerdem kann von der Liste aus direkt auf die einzelnen Teilnehmer und deren Informationen zugegriffen werden.
Sollte ein Teilnehmer sich also melden und mitteilen, dass sich eine bestimmte Information verändert hat, kann der Veranstalter schnell die betreffende Person finden und ganz einfach deren Angaben verändern.

Außerdem kann der Veranstalter direkt in der angezeigten Liste einsehen, ob die Voraussetzungen für die Teilnahme am Event erfüllt sind: Ist der Teilnahmebeitrag eingegangen? Wurde die Teilnahmevereinbarung hochgeladen? Und ist diese auch schon überprüft? Diese angaben werden durch farbig hinterlegte Icons abgebildet. Grün steht dabei dafür, dass die entsprechenden Dinge eingegangen sind, das Gegenteil wird durch rote Farbe signalisiert.

Möchte der Veranstalter nun bei einem Teilnehmer angeben, dass beispielsweise das Geld eingegangen ist, kann er dies ebenfalls ganz einfach an derselben Stelle tun, an der er auch die Informationen des Teilnehmers verändern kann. Um es nochmals zu widerholen: Durch Klicken auf den Namen gelangt der Veranstalter auf diese Seite und kann unten das entsprechende Feld „Zahlung eingegangen“ ausgewählt werden. Auch die Überprüfung der Teilnahmevereinbarung und der Vermerk, dass diese positiv ausgefallen ist, kann dort vorgenommen werden.

Insgesamt sind also alle zentralen Informationen zu den Teilnehmern in und über die Funktion der Teilnehmerverwaltung verfügbar. Zusätzlich kann die Teilnehmerliste – falls gewünscht – auch heruntergeladen werden. Durch automatische Backups ist dabei gewährleistet, dass keine Angaben verloren gehen.

Insgesamt leisten wir durch die Liste, die gleichzeitig von mehreren Leuten einsehbar und bearbeitbar ist, an zwei Stellen einen Beitrag zur Organisation einer Veranstaltung: Erstens erleichtern wir den Zugang zu Informationen und deren Verwaltung und zweitens ermöglichen wir Transparenz und eine einfachere Kooperation mehrerer Mitorganisierender.