Ist eine Idee für ein Projekt geboren und erste Schritte sind durchgeführt, stellt man schnell fest, dass man als OrganisatorIn viele Aufgaben zu erledigen hat, die meist besser gestern erledigt sein sollten als morgen. Schnell hat man das Gefühl, mit all den Angelegenheiten, die man vor sich hat, überfordert zu sein.

Eine kleine Hilfe, um einen Überblick über alle Aufgaben zu erlangen und die eigene Zeit sinnvoll einzuteilen, stellt die ALPEN-Methode dar. Dabei steht jeder Buchstabe des Wortes für einen anderen Aspekt:

A: Aufgaben und Termine aufschreiben – ob auf einem Notizblock, im Kalender oder auf Handy, Tablet oder Computer ist ganz egal. Wichtig ist nur: keine noch so kleine Aufgabe vergessen – manchmal ist es sogar besser kleinere Zwischenschritte zu notieren, weil man dann schneller merkt, was man schon geschafft hat und nicht daran verzweifelt, welch große Punkte man noch vor sich hat.

L: Länge der Aktivitäten einschätzen – überlege genau, welche Aufgabe wie aufwändig ist und wie viel Zeit sie deshalb in Anspruch nimmt. Das macht die konkrete Zeitplanung für einen Tag dann einfacher.

P: Pufferzeiten berücksichtigen – erstellt man sich schließlich genauere Pläne, sollte man unbedingt auch Pausen einplanen. Nach einer kurzen Auszeit kann man wieder mit neuer Kraft an aufgaben herangehen.

E: Entscheidungen über die Prioritäten – ist die Liste der Aufgaben sehr lang, muss man sich genau vergegenwärtigen, welche der Punkte dringender sind als andere. Anhand dieser Priorisierung, die man beispielsweise durch verschiedene Farben oder Zeichen auf der Notizliste aus dem ersten Schritt sichtbar machen kann, kann man seinen Zeitplan effektiver gestalten.

N: Nachkontrolle – am Ende des Tages oder auch der Woche (ja nachdem, ob man eher mit Tages- oder Wochenplanung arbeiten möchte) ist es wichtig, zu schauen, ob man auch alles, was man erledigen wollte geschafft hat und ob die eigenen Einschätzungen richtig waren, um sich bei der Erstellung des neuen Plans daran orientieren zu können.

Natürlich ist diese Methode kein Allheilmittel für Probleme im Zeitmanagement, doch sie kann dabei helfen, Aufgaben besser einschätzen zu können und sich über Prioritäten bewusst klar zu werden. Insgesamt ist aber natürlich nicht zu vergessen, dass man an Projekten auch nicht den Spaß verlieren sollte, weshalb man auch gerne mal Aufgaben, auf die man sich freut, die aber eigentlich nicht so dringend zu erledigen wären, vorziehen kann. Danach hat man meist das Gefühl, etwas geschafft zu haben und ist gleich motivierter, an anstrengendere und zeitaufwändigere To-Dos heran zu gehen.