Als Eventmanagement-Tool möchten wir natürlich auch einen Beitrag zur Organisation der Inhalte einer Veranstaltung leisten. Deshalb haben wir eine Funktion entwickelt, die die inhaltliche und logistische Planung der Workshops eines Events erleichtert.
Heute erklären wir Euch, wie diese Funktion aufgebaut ist und wie sie vom Veranstalter genutzt werden kann. Im nächsten Beitrag werden wir dann die Sicht des Teilnehmers betrachten.
Voraussetzung für die Nutzung der Funktion zur Workshopplanung und –verwaltung ist, dass im System ein Ablauf der Veranstaltung hinterlegt ist. Wie dieser erstellt werden kann, haben wir im letzten Blog-Eintrag thematisiert (Zur Erinnerung: https://commumee.de/der-ablaufplan-einer-veranstaltung/).
Ist der Ablaufplan im System hinterlegt und sind die wählbaren Zeitslots als solche markiert, kann mit der Nutzung der Workshopwahl-Funktion begonnen werden.
Im seitlichen Menu können nun unter der Kategorie „Workshops“ unterschiedliche Angebote erstellt werden, die der selben Zeitschiene zuordenbar sind.
Sollen also beispielsweise bei einem Event im Zeitslot „Workshopphase 1“ die zwei Workshops „Rhetorik“ und „Projektmanagement“ angeboten werden, können diese hier erstellt und mit dem entsprechenden Zeitslot verknüpft werden.
Dabei ist es völlig egal, wie viele verschiedene Angebote zeitgleich ablaufen sollen – die Anzahl der erstellbaren Workshops ist nicht begrenzt.
Die einzelnen Workshops bzw. Angebote sind zudem mit dem entsprechenden Referenten und einer maximalen Teilnehmerzahl kombinierbar. Außerdem besitzt jeder Workshop ein Textfeld, das zur Erklärung des genauen Inhalts des Workshops verwendet werden kann. Diese Erklärungen werden dann auch den Teilnehmern angezeigt (dazu im nächsten Blog-Eintrag mehr).
Somit ist im System für jeden Mitorganisierenden schnell ersichtlich, welcher Referent für welchen Workshop zuständig ist, was Ab- und Rücksprachen vereinfacht – beispielsweise im Bezug auf genaue Inhalte oder benötigtes Material zur Durchführung des Workshops.
Zusätzlich können den Workshops Räume zugewiesen werden. Wie genau die Raumplanung funktioniert und was dabei zu beachten ist, werden wir bald in unserem Blog nachtragen. Nur als kurzer Einblick: Im Portal können unter „Raumplanung“ unterschiedliche Räume mit unterschiedlichen Kapazitäten erstellt werden, die dann wiederum in Ablaufplan und Workshopwahl verschiedenen Angeboten zugeordnet werden können, wobei die maximalen Teilnehmerzahlen als Anhaltspunkt herangezogen werden können.
So kann die logistische Planung der Veranstaltung übersichtlich und für alle Mitorganisierenden sichtbar stattfinden und angepasst werden.
Insgesamt sind alle Informationen, die einem Workshop zugeordnet wurden, leicht abänderbar, damit schnell auf veränderte Umstände reagiert werden kann.
So viel zur Workshop-Planung für den Veranstalter. Im nächsten Eintrag erklären wir dann die Workshopwahl aus Sicht des Teilnehmers.