Wie vergangene Woche versprochen, beginnen wir ab diesem Blogeintrag mit unserer Serie „commumee-features kurz erklärt“. Und was liegt näher, als mit unserer zentralen Plattform zu starten: dem Portal.

Das Portal sieht für unterschiedliche Personengruppen sehr unterschiedlich aus. Deshalb konzentrieren wir uns heute ganz auf das Portal, das dem Veranstalter eines Events zur Verfügung steht, bevor wir uns nächste Woche einen anderen Blickwinkel vornehmen: den des Teilnehmers.

Für den Veranstalter laufen im Portal alle wichtigen Informationen zum Event, den Teilnehmern und der Organisation des Events zusammen. Er hat nach dem Einloggen sofort das sogenannte „Dashboard“ vor sich, welches ihm alle wichtigen Informationen zur kommenden Veranstaltung in Kurzfassung und auf einen Blick darstellt. Er sieht beispielsweise sofort den Anmeldestand, wie viele Personen bereits die Teilnahhmegebühr überwiesen oder an der gegebenenfalls nötigen Workshopwahl teilgenommen haben. Kurz um: er bekommt einen schnellen und übersichtlichen Überblick über die Wichtigen Aspekte seines Events.

Will er nun Teilaspekte des ganzen Events konkret verwalten, erreicht er diese mit einem Klick ganz einfach über die seitliche Menü-Leiste. In dieser sind einzelne Bereiche für die Teilnehmer- beziehungsweise Teamverwaltung, die Raumplanung und andere Eventmanagement-Aspekte aufgeführt. (Zu all diesen Funktionen erfahrt ihr im Laufe der „commumee-features kurz erklärt“-Serie natürlich noch mehr.)

Ein Punkt, der uns bei der Erarbeitung unseres Tools sehr wichtig war, ist, dass mehrere Personen gleichzeitig im Portal eines Events arbeiten können. Viele Veranstaltungen werden nicht von einer einzigen Person organisiert, sondern von einer Gruppe von Menschen, in der jeder eine andere Aufgabe übernimmt.
Deshalb ist es in unserem Portal ohne Weiteres möglich, dass eine Person beispielsweise die Teilnehmerliste bearbeitet, während eine andere parallel die Workshops und Referenten plant und anlegt. Dadurch kann Zeit gespart und Absprache-Chaos vermieden werden: alle zentralen Informationen sind im Tool einsehbar und die Arbeiten verschiedener Teilbereiche werden zusammengeführt.

Insgesamt ist das Portal für den Veranstalter also die zentrale Arbeitsplattform für alle Teilbereiche der Eventorganisation. Es schafft Übersicht und erleichtert die Arbeit – auch, indem mehrere Personen gleichzeitig am gleichen Event arbeiten können.

Nächste Woche beschäftigen wir uns in unserer Serie „commumee-features kurz erklärt“ dann mit den anderen wichtigen Portal-Nutzern: den Teilnehmern, bevor wir uns dann mit den einzelnen Funktionen des Tools beschäftigen.