Heute beginnen wir damit, Euch die Funktionen von commumee vorzustellen, die die inhaltliche Planung Eurer Veranstaltung unterstützen.
Im Fokus steht dabei heute der Ablaufplan: Wie implementiert man ihn ins System? Und wieso überhaupt die Tagesordnung mit ins Portal einpflegen? Wozu ist das gut? Das wollen wir an dieser Stelle klären.

Zuerst also das „Wie“: Im Portal kann der Veranstalter ganz einfach den Ablaufplan für sein Event hinterlegen. Dafür ist es lediglich notwendig, das jeweilige Event und im seitlichen Menü den Reiter „Ablaufplan“ auszuwählen. Nach Verwendung der Schaltfläche „Slot hinzufügen“ kann dann bereits der erste Zeitslot mit einem Namen, näheren Infos und natürlich genauem Datum und genauem Zeitraum versehen und abgespeichert werden.
Eine Möglichkeit für die Erstellung eines Zeitslots wäre beispielsweise die „Auftaktveranstaltung“. Diese kann mit der zugehörigen Beschreibung, dass in diesem Tagesordnungspunkt Organisatorisches zum Event erklärt werden soll und ein erstes Einstimmen aufs Thema durch eine Keynote stattfinden wird, versehen werden. Anschließend werden noch Datum und Zeitraum der Auftaktveranstaltung vermerkt.

Die Anzahl der Zeitslots, die angelegt werden können, ist nicht begrenzt oder in irgendeiner Weise von commumee vorstrukturiert, sodass Ihr ganz individuell und frei Euren eigenen Ablaufplan gestalten könnt.

Da sich im Laufe der Organisation einer Veranstaltung die Reihenfolge einzelner Inhalte gerne auch mal verändert und sich damit auch die Zeitslots verschieben, ist es im System ebenfalls möglich, angegebene Zeiten und Informationen für Slots zu verändern oder auch, Slots zu entfernen.

Aber: Warum das alles? Wieso ist es sinnvoll, den Ablaufplan im Portal zu hinterlegen?
Dies hat mehrere Gründe: Zum einen, kann der Ablaufplan auf der Anmeldeseite zur Veranstaltung mit eingebunden werden. Er ist dann sofort für Interessierte einsehbar und kann eine mögliche Anmeldung zu einer definitiven machen, indem er durch die genauere Präsentation der Inhalte, die Motivation für eine Teilnahme steigert.
Zum anderen kann beim Check-In – also beim Start der Veranstaltung – der Ablaufplan automatisch und personalisiert an die Teilnehmer herausgegeben werden. Dies ist vor allem dann relevant, wenn wählbare Elemente im Zeitplan vorhanden sind.

Dies bringt uns zum letzten und wohl auch wichtigsten Vorteil: Durch das Hinterlegen des Ablaufplans ist es möglich, die Funktion der Workshopwahl zu nutzen. Wird ein Slot beim erstellen – oder auch im Nachhinein durch anpassen der Einstellungen – als „wählbar“ gekennzeichnet, bedeutet dies, dass in diesem Zeitraum mehrere Workshops, Diskussionsforen oder Ähnliches parallel ablaufen und sich der Teilnehmer für eines der möglichen Angebote entscheiden muss. Dieser Zeitslot ist dann im Zuge der „Workshopwahl“ weiter spezifizier – und anpassbar. Gerade für Veranstaltungen mit Workshops oder ähnlichen inhaltlichen Parallelangeboten ist das Hinterlegen des Ablaufplans also essentiell.

Nächste Woche werden wir auf den Aspekt der Workshopwahl noch genauer eingehen.