Der Inhalt ist das Aushängeschild einer Veranstaltung – und dessen Umsetzung steht und fällt mit den Referenten. Sie sind Vermittler zwischen Themen und Teilnehmern und spielen damit bei Events eine wichtige Rolle.
Umso wichtiger ist es auch, den Überblick über alle Referenten und deren Bedürfnisse zu behalten.
In unserem Tool haben wir deshalb auch das Referenten-Management als Teilbereich mit einbezogen.
In unserem Portal kann der Veranstalter ganz leicht eine übersichtliche Liste mit allen Referenten erstellen. Dabei können neben Essgewohnheit und anderen für die allgemeine Planung wichtigen Daten, auch besondere, speziell auf Referenten zugeschnittene Aspekte hinterlegt werden: Wann reist der Referent an? Wann wieder ab? Und wird eine Übernachtung benötigt?
Außerdem ermöglicht das Feld „Oganisation“ das Hinterlegen wichtiger Informationen, wie beispielsweise der Anmerkung, dass sich bereits um die Übernachtungsmöglichkeit gekümmert wurde, inklusive der Angabe, in welchem Hotel diese stattfinden wird.
Durch die Zusammenführung aller Referenten in einer zentralen Liste werden Informationen und Anmerkungen zu den einzelnen Referenten leicht zugänglich gemacht und sind beispielsweise bei Nachfragen oder Änderungen schnell aufrufbar.
Ist eine offline-Version der Liste gewünscht, kann diese ganz einfach aus dem Portal als Excel-Tabelle heruntergeladen werden.

Ein weiterer Aspekt des Referenten-Managements betrifft die Verknüpfung von Workshops und Referenten.
Jedem Workshop kann ein Referent zugeteilt werden. Hier ist allerdings zu beachten, dass der Referent bereits in der Liste hinterlegt sein muss, bevor er einem Workshop zugewiesen werden kann.
Wichtig ist diese Funktion, weil sie dabei hilft, den Überblick darüber zu bewahren, für welche Workshops bereits ein Referent zugesagt hat und für welche man ggf. noch Referenten suchen muss. Außerdem weiß man sofort, wen man kontaktieren muss, falls beispielsweise inhaltliche Anmerkungen vorgenommen werden sollen oder organisatorische Aspekte zu klären sind.
Auch kann bei den Workshops eine Betreuungsperson für den Entsprechenden Referenten hinterlegt werden, damit geklärt ist, wer die Kommunikation mit dem entsprechenden Referenten übernimmt und alle Absprachen parat hat.

Eine kleinere, zur Orientierung dienende Funktion gibt es zusätzlich: Auf dem Dashboard (nähere Informationen hier) wird das Feld „Referenten“ angezeigt. Hier ist einfach nur die Anzahl an Referenten eines Events vermerkt.
Diese Zahl dient – wie gesagt – als Orientierung und kann einen ersten Hinweis darauf liefern, ob genug oder zu wenig Referenten für das Event vorhanden sind.

Alles in Allem unterstützen unsere Funktionen zum Referenten-Management die inhaltliche Planung des Kongresses und den reibungslosen, logistischen Ablauf der Veranstaltung.
Wir sind außerdem gerade dabei den Funktionsumfang im Bezug auf das Referenten-Management zu erweitern. Neuigkeiten hierzu erfahrt ihr in unserem Blog und auf facebook.